Um planejamento financeiro é um passo essencial na construção de um evento!
Essa importante tarefa não consiste apenas em fazer orçamentos e planejar quais serão as despesas, mas também ponderar em que momento serão executadas, visando sempre a conduta mais estratégica possível.
Outro ponto decisivo discutido no planejamento financeiro é quanto à receita, o dinheiro que vamos receber durante o período de gestão, seja através do valor arrecadado pelo apoio de parceiros, através de inscrições, por meio de editais, vendendo produtos ou realizando ações.
A sequência lógica, de maneira simplificada, é justamente essa: planejar os gastos que precisaremos realizar e somá-los, até que se chegue ao chamado custo total do evento. Esse custo é, por consequência, o montante que precisamos idealmente arrecadar para que o evento ocorra.
A SAEQA, atualmente, possui um cronograma e uma metodologia definidos para realizar o planejamento financeiro. Ele ocorre cerca de 1 à 2 meses após feito o planejamento estratégico, sendo este o intervalo de tempo disponível para maturar as ideias e objetivos previamente definidos e para que cada diretor, com base nesses objetivos, faça os orçamentos de suas determinadas áreas.
Dessa forma, todos participam ativamente da construção do planejamento financeiro, de modo a não sobrecarregar um só membro, e mais importante: garante uma visão sistêmica mais ampla, pois cada diretor tem a oportunidade de pensar e personalizar o planejamento específico de sua diretoria.
Os gastos, além de serem orçados, classificados por diretoria e divididos em meses, devem também serem priorizados, afinal, devemos metrificar também o que é mais estratégico ser adquirido em relação à gastos mais supérfluos. Para isso, inicialmente dividimos também os gastos em 3 cenários, sendo eles os cenários indispensável, importante e desejável.
São cenários hipotéticos de “quanto dinheiro o evento terá”. Se tiver menos dinheiro, gasta-se menos e tem-se um evento mais simples, certo? Esse é o chamado cenário indispensável. O valor desse cenário corresponde ao custo total do evento. Os cenários importante e desejável visam majoritariamente aumentar a qualidade do evento, caso este consiga uma maior arrecadação!
Após serem feitos os devidos orçamentos e classificações ocorre a reunião do planejamento financeiro, que tem como objetivo lapidar as prioridades dos gastos. Isso é feito através de votações, cortes de gastos desnecessários ou passando um gasto de um cenário para outro. Ao final dessa reunião, deve-se obter o custo total de cada diretoria e, por consequência, o custo total do evento. À partir disso, são elaboradas as metas de arrecadação e é realizada a precificação do evento, para cobrir esse valor.
Em resumo, afinal, quais são as vantagens de fazer um planejamento financeiro para a construção de um evento? Um planejamento financeiro serve como um guia para grande parte do que será realizado na gestão. Nele é definido tudo o que precisa-se adquirir para que o evento seja realizado, bem como o momento mais estratégico para fazê-lo. Isso proporciona para toda a equipe uma melhor visão geral do decorrer futuro do evento, um certo “passo a passo” de quando muitas das tarefas irão ocorrer. Além disso, é essencial para orientar e balizar o trabalho de diversas diretorias, seja colocando um teto de gastos para umas ou definindo metas de arrecadação para outras.
Por fim, o planejamento financeiro proporciona uma maior clareza para a organização quanto à diversas incertezas que surgem ao se organizar um evento:
Quais serão os gastos que precisamos fazer? Quando eles serão realizados? Quais são os gastos prioritários? Quanto o evento vai custar? Qual será o preço por inscrição? Quais serão as metas de arrecadação?...
O planejamento financeiro existe para, de certa forma, quantificar o evento, chegando à resultados numéricos para essas e outras perguntas.
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