A SAEQA, uma semana acadêmica que busca sempre uma melhor qualidade, espera a participação de aproximadamente 300 congressistas e, portanto, deve estar alinhada a uma logística de evento. Este planejamento deve estabelecer, durante um período do ano, o conhecimento técnico e pessoal, o desenvolvimento intelectual, funcional e o cultural no que tange os momentos de descontração por meio dos coffee breaks, das festas e, principalmente, do churrasco de encerramento. Para a realização de uma semana deste porte, a quantidade correta de alimentação e bebidas é determinante para o fracasso ou sucesso, impactando diretamente a satisfação dos participantes. Deste modo, a realização do dimensionamento adequado dos processos citados deve ser bem elaborada, para que nada falte ou haja desperdícios.
O dimensionamento depende de vários fatores que vão desde a quantidade de produtos obtidos de um fornecedor até as condições climáticas que estarão durante o evento em questão. E se tratando de uma semana, estes fatores devem ser levados em consideração para que não ocorram falhas. As três principais variáveis de qualquer evento são: o perfil do público, os o tipo de evento que se deseja produzir e o capital que permitirá a confecção do mesmo. Em relação a SAEQA, nossos participantes são em grande maioria jovens universitários, assim, a comida e a bebida são fatores que colaboram e agregam valor ao evento. Para os coffe breaks, nossos fornecedores são, principalmente, nossos parceiros das indústrias de alimentos e empreendedores locais que tentam se desenvolver e divulgar suas marcas. Por fim, nossos trabalhadores/organizadores são os próprios estudantes da UFSC que através desta entidade desenvolvem conhecimento de gestão e liderança.
Ao dimensionar as festas que ocorrerão durante a semana, é importante avaliar o perfil. Como dito antes, nosso público é universitário, assim, este grupo tende a consumir bebidas alcoólicas em grande quantidades comparados a outros perfis. Bebidas de distração também promovem a integração, como tequila e vinho de baixo valor agregado, corote e catuaba, além de atrair outros participantes também. Ademais, as bebidas não-alcoólicas devem ser também evidenciadas, visto que não são todos os congressistas que ingerem alcoólicos.
Para a realização das estimativas do churrasco de encerramento, utiliza-se de históricos de eventos que tendem a estabelecer as médias de consumo, como está apresentado na tabela a seguir.
Por fim, para que o evento se pague é necessário analisar todos os gastos e a quantidade de ingressos vendidos para que assim chegue a um ponto conhecido como BREAK EVEN. Esta condição é o ponto de quebra, ou seja, a quantia gasta por valor de ingresso. Alem disso, a plataforma EXCEL pode ser muito bem aproveitada para a realização de dimensionamentos para eventos já que pode promover uma melhor visão por meio de planilhas automatizadas. Por fim, fica de sugestão o olhar atento do organizador ou comissão na intenção de promover um evento de qualidade.
Autor: Erick José Pereira de Azevedo
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