Quem nunca esteve em um evento e precisou buscar um membro da organização para tirar uma dúvida ou resolver um problema? Quem nunca foi em um estabelecimento, foi mal atendido e não retornou? Em uma semana de curso, tendo como “clientes” nossos congressistas, as duas situações anteriores passam a convergir e a ser uma preocupação. Afinal, prezamos pela experiência de cada aluno/congressista em todos os momentos do evento, incluindo os momentos em que os mesmos são diretamente atendidos pela organização/staffs.
Alinha SAEQA: Um momento chave para alinhamento do pessoal que trabalhará na semana é o Alinha. Como organização estudantil e como evento a SAEQA possui 3 momentos de encontro considerados estratégicos e que são, majoritariamente, organizados pela Coordenação: Planejamento Estratégico, Revisão Tática e Alinha. Os dois primeiros são dedicados principalmente a estipulação, controle e análise crítica de metas, enquanto o terceiro, foco deste artigo, tem como objetivo principal o alinhamento de tarefas e quaisquer informações relevantes ao bom funcionamento da semana.
Os principais tópicos que consideramos essenciais para se ter uma equipe alinhada envolvem: divisão de tarefas, formas de comunicação interna, formas de comunicação com congressistas e palestrantes, alinhamento de conteúdos da semana. Aqui destrinchamos a importância e um pouco de como os abordamos num final de semana intenso e energizante.
Divisão das tarefas da semana: Meses antes do Alinha são elencadas todas as tarefas que envolverão cada dia de evento e também tudo que deve ser realizado anteriormente para decoração e melhor logística. No final de semana que antecede o evento todos já sabem em que momentos estão escalados e de que tarefas estão incumbidos. Deste modo, ao repassarmos no Alinha o cronograma de tarefas e especificarmos 100% do que é responsabilidade de cada função, todos conseguem dar mais mais atenção e tirar dúvidas quanto às suas tarefas e também estar por dentro do que seus colegas estarão realizando. Além disso, todos possuem acesso a uma planilha com todas as funções e responsáveis por elas separados por dia e são incentivados a usar aplicativos para separar seu calendário individual de tarefas.
Imprevistos Acontecem: Focados na experiência dos congressistas, não queremos transparecer preocupações e stress em nenhum momento. Porém, inevitavelmente, problemas acontecem e momentos de stress são comuns. Para que as duas situações não entrem em conflito possuímos um grupo de mensagens com códigos internos para avisos de tarefas repentinas a serem realizadas, informar imprevistos e problemas. Combinamos também uma palavra secreta para o caso de um grande problema ocorrer e precisarmos rapidamente informar a todos os staffs. Esta palavra é estrategicamente escolhida de modo a alarmar o menos possível os congressistas.
Comportamento dos Staffs: Neste mesmo quesito consideramos de extrema importância que todos estejam alinhados quanto a como lidar e conversar com os congressistas. Nas mais diversas situações cada um dos staffs, sem exceção, têm contato direto com os participantes do evento, sejam eles congressistas ou palestrantes. Por isso no Alinha (e também durante toda a gestão) buscamos capacitar os organizadores para lidar com esses momentos com descontração, empatia e inteligência emocional.
Alinhamento: Não apenas o modo como tratamos os congressistas é essencial para terem uma visão positiva do evento como também a agilidade que conseguimos resolver seus problemas e questionamentos. Para isso, junto das ferramentas internas de comunicação, no Alinha buscamos revisar todo o conteúdo do evento. Qual o tema de cada programação? Onde cada programação será realizada? Qual o palestrante de cada programação? Onde ficam os achados e perdidos? Onde ocorre o credenciamento? Tentamos passar, para todos os staffs, a maior parte informações possível, de modo que seja possível uma melhor logística e tratamento ao nosso cliente!
Autora: Mariane Leal Schwertl
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